Facility Management im Grundbetrieb
Ob FM-Betreiberkonzepte oder Nebenkostenoptimierung, ob Beschaffung operativer Dienstleistungen oder FM-Controllingsysteme – wir unterstützen unseren Kunden in den Schwerpunktbereichen des Facility Managements, um einen nachhaltigen und professionellen Betrieb der Infrastruktur im Inland zu gewährleisten. Das Betreiben eines der größten Immobilienportfolios Deutschlands mit rd. 30 Mio. m² BGF, rd. 11.000 Mitarbeitern und einem Ausgabevolumen von 1,6 Mrd. Euro p.a. bei gleichzeitiger Erfüllung sehr nutzerspezifischer Anforderungen ist eine Herausforderung, der sich die Bundeswehr immer wieder stellen muss.
Projektleiter
Durch die Leitung des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) wurde im Juni 2010 die Umsetzung des Projektes zur Optimierung des Facility Management in den 53 (zukünftig 40) Bundeswehrdienstleistungszentren (BwDLZ) angewiesen.
Kernpunkte des Projektes bilden
- die Implementierung eines Führungs- und Steuerungssystems,
- die Umsetzung eines FM-Betreiberkonzeptes sowie
- die Durchführung von Kostensenkungsprogrammen.
Ziel des Projektes "Optimiertes Facility Management"
- Leistungsgebiete der g.e.b.b. für FM im Grundbetrieb
Ziel ist die bundesweite Implementierung eines neuen Organisationsmodells und Steigerung der Ressourceneffizienz in allen BwDLZ sowie die Schaffung einer einheitlichen Informationsbasis mit standardisierten Kennzahlen als Grundlage für ein effizientes und transparentes Facility Management. Die optimierten Strukturen und Abläufe orientieren sich an den Best-Practices der Privatwirtschaft und versetzen die BwDLZ in die Lage, bei gleichbleibendem Qualitäts- und Serviceniveau kosteneffizient ihre Leistungen zu erbringen.
Nach Realisierung aller Verbesserungsmaßnahmen sollen 10 Prozent geringere Ausgaben für die Bewirtschaftung der inländischen Liegenschaften aufgewendet werden. Die wirtschaftliche Optimierung geht einher mit einer Steigerung der Leistungsqualitäten.
Das Projekt verfolgt nachstehende Ziele für das Liegenschaftsmanagement der Bundeswehr:
- Neuausrichtung des FM-Betreiberkonzeptes mit Fokus auf effizienten Management- und Kernprozessen
- Aufbau eines Reportings zur Betriebssteuerung auf Basis einer nachhaltigen FM-Strategie und Kennzahlen
- Optimierung des Ressourceneinsatzes für die Erbringung von FM-Leistungen für Eigen- und Fremdleistungen
Aufgaben der g.e.b.b.
Die g.e.b.b. wurde zur Unterstützung bei der Entwicklung eines nachhaltigen FM-Betreiberkonzeptes beauftragt. Darüber hinaus unterstützt die g.e.b.b. die fachlich-inhaltliche Planung und Steuerung sowie die im Rahmen der Ausfächerung des Betreiberkonzeptes erforderlichen Maßnahmen des Changemanagements und Qualitätssicherung.
Projektumsetzung
Projektstart war der 01. Januar 2010, geplantes Projektende ist Ende 2012. Das Projekt unterteilt sich inhaltlich in drei Phasen.
Phase 1: Analyse
- FM-Organisationsanalyse
- FM-Kostenanalyse
- Führungs- und Steuerungssysteme
Phase 2: Planung
- Organisationsentwicklung
- Prozessoptimierung
- Kosteneinsparprogramme
- FM-Leistungsbilder
Phase 3: Implementierung
- FM-Betreiberkonzept
- Personalqualifizierung
- FM-Leistungsstandards – Service Level
- Beschaffung von FM-Leistungen
- Vertragsmanagement
- FM-Tools
Status I/ 2012
Die Analyse- und Planungsphasen des Optimierungsprojektes sind abgeschlossen. Der Großteil der Optimierungsmaßnahmen befindet sich in der Implementierungsphase bzw. ist bereits umgesetzt.
- Zoom
- Zeitplan der Optimierung des Facility Managements
- Das FM-Betreiberkonzept ist flächendeckend in den BwDLZ implementiert. Die Qualitätssicherung wurde mittels FM-Rating durchgeführt, so dass eine Befähigung zur nachhaltigen Optimierung sichergestellt ist.
- Die Maßnahmen zur Personalqualifizierung des Objektmanagements, Auftrags- und Störungsannahmestelle und Energiemanagers sind an den Weiterbildungseinrichtungen der Bundeswehr installiert.
- Zur Betriebssteuerung wurden FM-Tools (u.a. FM-Berichtswesen) entwickelt und befinden sich aktuell in der Implementierungsphase.
- Maßnahmen zur Senkung der Kosten für externe FM-Lieferanten sind identifiziert. Die Vorbereitungen von Ausschreibungen mit dem Ziel der Leistungs- und Lieferantenbündelung für die Bereiche Instandhaltung und Gebäudereinigung sind abgeschlossen.
- Für die zentrale Pflege und Überwachung von Verträgen mit FM-Lieferanten und Mietverträgen mit der BImA wird aktuell eine Organisationseinheit ausgeplant.
- Leistungsstandards sind für die Leistungen der Gebäudereinigung und Landschaftspflege definiert.
Wesentliche Aktivitäten 2012
- Betriebskostenanalyse zur Identifizierung weiterer Kostensenkungspotenziale und Ableitung von Maßnahmen zur Kostensenkung mittels FM-Rating
- Prüfung der Kosten und Verträge mit FM-Lieferanten und Verträge für die Bereiche Landschaftspflege und Bewachung
- Implementierung eines zentralen Vertragsmanagement für FM-Leistungen sowie Aufbau eines Mietvertragsmanagement
- Definition von Leistungsstandards für die Bereiche Instandhaltung, Bewachung und Schädlingsbekämpfung sowie Aufbau eines IT-gestütztes Leistungsverzeichnisses
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen zur Standardisierung der Beschaffung von FM-Leistungen
- Ausschreibung von Instandhaltungsleistungen für die BwDLZ im Rhein-Ruhr-Gebiet
- Vorbereitung von Ausschreibungen für die bundesweite Leistungs- und Lieferantenbündelung von Instandhaltungsleistungen