Das Hotelportal der Bundeswehr
Die Bundeswehr modernisiert grundlegend ihr Travel Management mit dem Ziel, die direkten und indirekten Reisekosten zu senken. Gleichzeitig soll der Service für die Reisenden verbessert werden, indem der Reisende von der Reiseplanung entlastet und während der Reise kompetent betreut wird. Neben Maßnahmen der internen Optimierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Konzeptes die Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft.
- Screenshot des Hotelportals
Im Rahmen dieser Modernisierung wurde erstmalig zum 1. August 2007 ein Hotelportal für die spezifischen Bedürfnisse der Bundeswehr eingeführt. Dies war eine der ersten Optimierungsmaßnahmen für diesen Bereich, welchen allen Dienstleistungszentren der Bundewehr zur Verfügung steht.
Mit Auslaufen des bestehenden Vertrags beschaffte die g.e.b.b. inzwischen bereits zum zweiten Mal ein Hotelportal, welches übergangslos zum 1. Januar 2010 in Betrieb gehen wird. Damit setzt die Bundeswehr weiter auf das von der g.e.b.b. entwickelte Konzept. Die Folgeausschreibung hat das Unternehmen HRS- Hotel Reservation Service Robert Ragge GmbH für sich entscheiden können.
Am 24. November 2009 fand die Vertragsunterzeichnung im Hause der g.e.b.b. statt. Neben den unterzeichnenden Parteien - Dr. Martin Rüttler, Geschäftsführer der g.e.b.b. und Hartmut Keil, Mitglied der Geschäftsleitung bei HRS - nahm Ministerialdirektorin Alice Greyer-Wieninger, Abteilungsleiterin Wehrverwaltung im Bundesministerium der Verteidigung, als Vertreterin der Bundeswehr an der Veranstaltung teil.
Das Übernachtungsvolumen der Bundeswehr
Sämtliche Übernachtungsmöglichkeiten sollen über das Hotelportal gelistet werden. Neben den Bundeswehr-eigenen Unterkünften werden Hotels mit Bundeswehr-Nettorate sowie Hotels mit Marktrate aufgeführt. Insgesamt führen Dienstreisende der Bundeswehr jährlich ca. 800.000 Übernachtungen durch. Ungefähr die Hälfte dieser Übernachtungen wird in Hotels mit Bundeswehr-Nettorate sowie in Hotels mit Marktraten durchgeführt.
Ziel des Hotelportals
Mit der Buchung über ein Hotelportal werden folgende Vorteile realisiert:
- Zentralisierte Abwicklung aller Übernachtungsleistungen
- Prozessoptimierung und Serviceverbesserung für den Buchenden und den Reisenden
- Kostenreduktion durch Gewährleistung der Buchung der günstigst verfügbaren Rate
- Datentransparenz über Übernachtungsziele und Kostenstrukturen
Vor dem Einsatz eines Hotelportals bei der Bundeswehr war der Buchungsprozess sehr aufwendig. Jetzt können alle Reservierungen für eine Dienstreise über das Portal vorgenommen werden. Die Bearbeitungszeiten bei der Abwicklung der Buchung von Übernachtungen werden deutlich verkürzt. Gleichzeitig reduzieren sich die Ausgaben für Übernachtungen durch eine größere Anzahl und Verfügbarkeit preiswerter Hotels und die Integration amtlich unentgeltlicher Unterkünfte in die gleiche Datenbank.
Aus Sicht der g.e.b.b. kommt es neben der Reduzierung der Ausgaben vor allem darauf an, die Zufriedenheit der Dienstreisenden sowie der Dienstellen über eine neue Servicefunktion sicherzustellen.