Travel Management
Die Bundeswehr führt im Jahr ca. 1 Mio. Dienstreisen durch und zählt damit zu den größten Kunden des Geschäftsreisemarktes. Da grundsätzlich preisgünstige Reisemittel gewählt werden, liegen die Ausgaben z.B. für Flugtickets und Hotelübernachtungen niedriger als bei privaten Firmen. Dagegen sind aber die Ausgaben für die Verwaltung einer Dienstreise zu hoch, diese kostet im Durchschnitt mehr als die eigentliche Reise selbst.
Grundlegende Reorganisation
- Bundeswehr: 1 Mio. Dienstreisen jährlich
Geschäftsfeldleiter
So gibt die Bundeswehr für Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen fünfmal so viel Geld aus wie vergleichbare Unternehmen der Industrie. Dies liegt u.a. daran, dass Tätigkeiten vorwiegend manuell ohne adäquate EDV-Unterstützung ausgeführt werden müssen.
Eine grundlegende Reorganisation des Dienstreisewesens soll die Reise- und Verwaltungskosten um ca. 35% senken. Um dieses Ziel zu erreichen wurde die Gesellschaft für Entwicklung, Beschaffung und Betrieb mbH (g.e.b.b.) vom Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) beauftragt, die Bundeswehr beratend und operativ zu unterstützen. Die Mitarbeiter der g.e.b.b. haben vergleichbare Projekte erfolgreich in Großunternehmen der Privatwirtschaft durchgeführt und bringen dieses Know-how jetzt in das Vorhaben ein.
Das Verteidigungsministerium, das Bundesamt für Wehrverwaltung (BAWv) und die g.e.b.b. haben gemeinsam ein Konzept für ein effizientes und zeitgemäßes Travel Management für die Bundeswehr erarbeitet, welches sich nun in der Umsetzung befindet.
Konzeptumsetzung
Das Konzept wird auf zwei unterschiedlichen Zeitachsen umgesetzt: Langfristig werden die Abläufe optimiert und entsprechende IT Unterstützungen eingeführt. Im Zielzustand sollen wenige zentrale Service-Einheiten alle Leistungen des Dienstreisewesens erbringen. Das Konzept sieht vor, die Mitarbeiter im Dienstreisewesen zukünftig durch eine integrierte EDV-Lösung und effiziente Prozesse von manuellen Tätigkeiten zu entlasten und somit mehr Service für den Reisenden zu deutlich geringeren Kosten zu erbringen.
Kurzfristig können Teilbausteine des Konzeptes umgesetzt werden, so wurden bereits erste Schritte unternommen.
Vorreiter ist das Hotelportal der Bundeswehr, dessen technische Lösung in 2006 beschafft und an die Bundeswehr-Anforderungen angepasst wurde. Im IV. Quartal 2006 wurde der Wirkbetrieb in der gemeinsamen Reisestelle BMVg/ BAWV aufgenommen. Seit Mitte 2007 kann das Hotelportal nun von der gesamten Bundeswehr genutzt werden.
Außerdem wurden erste Optimierungsmaßnahmen beim Einkauf von Reisedienstleistungen, insbesondere beim Einkauf von Hotel- und Flugleistungen, vorgenommen. Diese werden fortgeführt und sukzessive ausgebaut.
In 2007 wurden in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium des Innern zudem Reisebüroleistungen zur Abwicklung von Standard-Reisen beschafft, die nun in der Bundeswehr genutzt werden sollen. Ziel ist es, zukünftig nur noch einen Reisebüropartner für die Bundeswehr zu verpflichten.