BwFPS beendet das Papierzeitalter
Die BwFuhrparkService GmbH rechnet seit Januar 2012 elektronisch ab. Die g.e.b.b. arbeitete mit an der Entwicklung von W@POR (Webbasiertes Abrechnungsportal) - einem System, das sowohl Arbeitserleichterung als auch Einsparungen bringt.
Seit Mitte 2011 konnten die Dienststellen der Bundeswehr auf freiwilliger Basis elektronisch abrechnen – mit Beginn des Haushaltsjahres 2012 ist die elektronische Abrechnung im System BwFuhrparkService verbindlich. Damit wurde das Ende der Ära der „Papier-Rechnungen“ endgültig eingeläutet: Rund 500.000 Rechnungen und weitere zahlungsbegründende Unterlagen werden nicht mehr „per Ausdruck“, sondern in elektronischer Form verarbeitet.
Der Umstellung auf elektronische Abrechnung sind ab 2009 zwei Pilotprojekte voraus gegangen, an denen Wehrverwaltung, g.e.b.b, BwFPS GmbH sowie die Bundeswehr-Dienstleistungszentren Koblenz, Münster und Veitshöchheim beteiligt waren. Nach einer Kick-Off-Veranstaltung an der Offizierschule des Heeres in Dresden im Juli 2011, an der 270 Kundenvertreter teilgenommen haben, wurde W@POR zunächst zur freiwilligen Nutzung bereitgestellt. Die Nutzung des neuen Verfahrens ist seitdem stetig gestiegen – zuletzt wurde die elektronische Abrechnung für drei Viertel der Rechnungen freiwillig genutzt. Mit der 21. Änderung des Rahmenvertrages ist die elektronische Abrechnung nunmehr seit Beginn des Jahres 2012 verbindlich. Für eine ca. dreimonatige Übergangszeit erhalten die Kunden noch Papierrechnungen – allerdings nur Rechnungskopien. Die „Originale“ befinden sich in elektronischer Form in W@POR.
Prozessmanagement der g.e.b.b. stellt wesentliche Effekte fest
Der augenscheinlichste Effekt der Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen ist die Einsparung von Druck- und Portokosten (ca. 250.000 EUR/Jahr). Im Rahmen der Pilotprojekte wurde jedoch der gesamte Verwaltungs- und Bearbeitungsprozess durch die Prozessmanagement-Experten der g.e.b.b. mbH untersucht. Dadurch wurde klar, dass die Abrechnung auf dem Papierweg zahlreiche Arbeitsschritte notwendig macht, die auf elektronischem Wege weitaus effizienter gelöst werden können. Erst auf den zweiten Blick offenbart sich, wo die eigentlichen Einsparungen liegen: Das Erfassen der zahlungsbegründenden Unterlagen – Abruf, Übergabeprotokoll, Chauffeurbeleg etc. – bindet auf Seiten von Truppe und Verwaltung unnötig viel Personal. Außerdem stellt die ordnungsmäßige Archivierung dieser Unterlagen hohe Anforderungen an die Beteiligten. Hier sind zahlreiche steuer- und haushaltsrechtliche Regelungen zu beachten. Mit der realisierten Portallösung werden viele Arbeitsschritte erleichtert oder können vollständig entfallen.
Dies bringt eine deutliche Verbesserung der Verwaltungseffizienz, was nach Berechnungen der g.e.b.b. mbH zu einer Bürokratieentlastung von über 4 Millionen EUR pro Jahr führt.
Nächste Schritte
Zu den nächsten Schritten teilt die BwFPS folgendes mit: "Nach der Implementierung wird W@POR weiterhin konsequent auf die Praxistauglichkeit überprüft und im Bedarfsfalle nachjustiert. Die prognostizierten Effekte werden dabei einer begleitenden Wirkungskontrolle unterzogen. Dies wird auch in Zukunft in bewährter Form im engen Dialog mit den Kunden vor Ort geschehen. Um den Kundendialog zu verstärken, können z.B. Verbesserungsvorschläge, Anregungen und Praxishinweise von jedem der inzwischen über 1.000 Nutzer über das hierfür bereitgestellte „W@POR-Wiki“ beigetragen werden. Mögliche Erweiterungen der Funktionalitäten (z.B. die Optimierung des Abrufverfahrens) werden sich ebenfalls konsequent am Kundennutzen und der Wirtschaftlichkeit für die Bundeswehr orientieren. Eine entsprechende Projektorganisation –auch diese unter Einbindung des Kunden- wurde bereits erfolgreich eingerichtet."