Prozesse erfolgeich beschleunigt

Das von der Bundeswehr, der BwFuhrparkService GmbH und der g.e.b.b. gemeinsam durchgeführte Pilotprojekt WAPOR - webbasiertes Abrechnungsportal - demonstrierte deutlich, wie Prozesse im Mobilitätsmanagement noch weiter optimiert und beschleunigt werden können. Anlässlich des erfolgreichen Abschlusses des Projekts fand hierzu am 5. Juli 2011 eine Ergebnispräsentation bei der g.e.b.b. in Köln statt.

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Teilnehmer der Veranstaltung

Teilnehmer der Veranstaltung

Auf Einladung der g.e.b.b. nahmen rund 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundeswehr an der Veranstaltung teil. Sie repräsentierten alle Dienststellen, die an dem Pilotprojekt beteiligt waren: Die Abteilung Wehrverwaltung, Infrastruktur und Umweltschutz des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg WV II 5) als ministeriellem Federführer des Projekts sowie die Bundeswehr-Dienstleistungszentren Koblenz, Münster und Veitshöchheim. Außerdem anwesend waren Vertreter der BwFuhrparkService GmbH (BwFPS), dem Mobilitätsdienstleister der Bundeswehr. Übereinstimmend wurde in der guten und engen Zusammenarbeit aller Beteiligten ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg gesehen.

Kern des Pilotprojekts waren Untersuchungen zum Abrechnungssystem zwischen der BwFPS und der Bundeswehr. Die BwFPS erstellt insgesamt jährlich ca. 500.000 Rechnungen für ihre Leistungen, welche dann durch die bestellberechtigten Dienststellen der Bundeswehr abgerechnet werden. Der verwaltungstechnische Aufwand hierfür ist bislang enorm.

Zwei Projektphasen

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Marcus Chall erläutert die Ergebnisse

Marcus Chall erläutert die Ergebnisse

Marcus Chall, Geschäftsfeldleiter Prozessmanagement der g.e.b.b., fasste noch einmal kurz die Entwicklung des Projekts zusammen. In einer ersten Phase hatte ein vom Bundeswehr-Dienstleistungszentrum (BwDLZ) Koblenz Ende 2009/ Anfang 2010 gemeinsam mit der Abteilung Wehrverwaltung, der BwFPS und der g.e.b.b. durchgeführter Versuch aufgezeigt, dass sich durch Vorsortierung und elektronische Übermittlung der Rechnungen sowie zugehöriger Belege die Bearbeitungszeiten deutlich um 66 Prozent absenken lassen. Dies ermöglicht das Einhalten des Zahlungsziels und entlastet insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung sowie die Angehörigen der Nutzerdienststellen in erheblichem Umfang.

Allerdings basierte dieser Versuch noch auf einem sehr "manuellen" System, da die durchgeführte Zusammenstellung von Rechnungen und zahlungsbegründenden Unterlagen noch per Hand geschah. Daher erschien diese Methode in der Fläche nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand und daher nicht wirtschaftlich umsetzbar.

In einer zweiten Phase wurde aus diesem Grund gemeinsam ein webbasiertes Abrechnungsportal (WAPOR) konzipiert, mit dem Rechnungen und zahlungsbegründende Unterlagen in elektronischer Form bereitgestellt werden. Ausdruck, Sortierung, Postlaufzeiten und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Zwischen Erstellung der Rechnung und der Verfügbarkeit für die Abrechnung liegen nur Sekunden. Die weitere Bearbeitung kann ohne Zeitverzug durchgeführt werden. Der Praxistest von WAPOR erfolgte von November 2010 bis zum März 2011 an den BwDLZ Koblenz, Münster und Veitshöchheim.

Klare Resultate

Bei der Abschlussveranstaltung konnten die Projektbeteiligten nun sehr klare Resultate vorstellen: Obwohl im Pilotzeitraum aufgrund Umstellungen in der Rechnungslegung der BwFPS die Rechnungsanzahl um 145 Prozent gestiegen ist, konnten die durchschnittliche Forderungszeit mit dem WAPOR-System um 24 Prozent gesenkt werden. Die Pilotstandorte konnten damit signifikante finanzielle wie zeitliche Entlastungen erreichen. Hochgerechnet auf eine bundesweite Nutzung des WAPOR-Systems - ermittelt auf Grundlage des Standardkosten-Modells, einer international anerkannten Methode zur Berechnung von Bürokratiekosten - wäre so eine weitere deutliche Bürokratiekostenreduzierung denkbar. Die flächendeckende Einführung ist inzwischen vom Verteidigungsministerium angewiesen worden.

Hintergrund

Das System der Bestellung und Abrechnung ist - bis heute gestützt auf die "Urschrifterfordernis" der Reichskassenordnung - sehr beleglastig: Im Zuge einer Kurzzeitmiete entstehen z.B. mit Abruf, Abrufbestätigung, Dispositionsbestätigung, Übernahme- und Rückgabeformularen bis zu elf Belege. Durchgeführte Betankungen oder Schadensfälle während der Nutzung können diese Anzahl nochmals erhöhen.

Diese Belege dienen einerseits der BwFPS als Grundlage für die Erstellung der Rechnungen. Andererseits werden sie von den bestellberechtigten Dienststellen der Bundeswehr als Grundlage für die Prüfung der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit des Gesamtvorgangs benötigt. Die Bearbeitung der Rechnungen ist dabei aufwändig und wenig effizient. Viel Zeit wird auf die Recherche nach untergegangenen oder nicht beigebrachten Belegen verwandt. Ebenso sind die Nutzerdienststellen durch das Nachhalten von Belegen, das prüfen von Rechnungen sowie die Belegrecherche umfassend in die Verwaltungsaufgaben eingebunden.

Insgesamt führt der diesem System innewohnende Aufwand zu einer immens langen Forderungslaufzeit von ca. 60 Tagen; das vertraglich vereinbarte Zahlungsziel von 30 Tagen ist oftmals nicht zu halten, was wiederum zu Zahlungserinnerungen und Mehraufwand in den Dienststellen führt.