Beschaffungsvarianten verglichen

Die g.e.b.b. wirft den Blick über den Tellerrand hinaus: Bereits Ende August fand auf ihre Einladung hin ein Workshop zum Thema "Optimierung der Beschaffung" statt. Ziel war ein Erfahrungsaustausch über die Einkaufsorganisation großer öffentlicher Beschaffer. Teilnehmer waren neben der Bundeswehr das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums und die Bundesagentur für Arbeit - aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse brachte die Universität der Bundeswehr München mit ein.

Zusammengerechnet repräsentierten die Teilnehmer ein jährliches Beschaffungsvolumen von mehreren Milliarden Euro, womit sie zu den großen öffentlichen Beschaffern in Deutschland zählen. Daher lag es nahe, die jeweiligen Verfahren gegenseitig darzustellen und die Wirksamkeit eingeleiteter Optimierungen zu erläutern. Gerade für die Bundeswehr waren die andernorts gesammelten Erfahrungen von großem Interesse, befindet sich doch ihre Beschaffungsorganisation durch die aktuelle Reform im Umbruch. Die g.e.b.b. begleitet sie in diesem Veränderungsprozess.

Strategische Beschaffung

Ein Aspekt stand dabei schnell im Mittelpunkt: Strategische Beschaffung. Hierunter wird die Steuerung der Beschaffung und das Zusammenspiel unterschiedlicher Managementmethoden verstanden, so zum Beispiel das Vertrags-, Lieferanten- und Risikomanagement oder die Entwicklung warengruppenspezifischer Beschaffungsstrategien. Im Ergebnis schafft eine optimal abgestimmte strategische Beschaffung den Rahmen für einen transparenten und wirtschaftlichen Einkauf - sowohl von Material als auch von Dienstleistungen.

Hier konnte vor allem die Bundesagentur für Arbeit aus der Praxis berichten: Sie hatte bereits 2004 ihre Beschaffung grundlegend reformiert und dabei einen strategischen Ansatz eingeführt. Damals stand sie vor Herausforderungen, die denen der Bundeswehr heute sehr ähnlich sind. Denn auch bei der Arbeitsagentur existierte eine Vielzahl dezentraler Beschaffungselemente, deren Beschaffungsvorgänge zentral gesteuert und in einem großen Maße gebündelt werden mussten.

Ebenso hat das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums, mit dem die Bundeswehr gemeinsame Rahmenverträge nutzt, einzelne Elemente der strategischen Beschaffung bereits realisiert. Allerdings stehen auch hier noch organisatorische Veränderungen an, um eine zentrale Lenkung vollständig umzusetzen. Insofern waren Erkenntnisse der Arbeitsagentur auch für das Beschaffungsamt sehr wertvoll. Die Bundeswehr konnte ihrerseits erfahren, welche Grundvorstellungen das Beschaffungsamt für die Restrukturierung entwickelt hat.

Fortsetzung des Austauschs

So unterschiedlich die Organisationen und zum Teil auch die von ihnen beschafften Güter sind: Der Austausch hat gezeigt, dass ein Blick in andere Ressorts sehr erhellend sein kann und Rückschlüsse für den eigenen Bereich zulässt. Daher bestand auch Einigkeit darüber, den Dialog zu gegebener Zeit fortzusetzen.